Webinar – dlaczego warto go zorganizować i jak go prowadzić?

Zaktualizowano: 2022-09-05
Webinar - organizacja i prowadzenie
Webinaria na stałe wpisały się w ramówkę wystąpień biznesowych wielu przedsiębiorstw. Stanowią pole nie tylko do szerzenia świadomości marki, ale też oferują unikalną wiedzę podaną przez ekspertów. Organizowanie webinarów jest proste i tanie, dlatego powinny zawierać się w każdej strategii biznesowej.
Ponad 55100 portali, 11300 influencerów, 980 dziennikarzy. Jedna platforma.
Załóż konto

Zgodnie z raportami udostępnianymi przez dostawców przestrzeni sieciowej do prowadzenia webinariów, zapotrzebowanie na tę formę komunikacji okazało się obustronne – reklamodawcy, wykładowcy, wystawcy itd. próbowali znaleźć łączność z odbiorcami. Ci zaś nie chcieli zostać odcięci od wiedzy i informacji tak, jak lockdown odciął ich od innych aktywności.

Nie trudno zgadnąć, że czas pandemii okazał się w tym zakresie niezwykle interesujący dla analityków. W 2019 r. na jednej z takich platform* odbyło się ponad 86 tys. webinarów, przeciętnie 7,2 tys. miesięcznie. Tymczasem tylko w kwietniu 2020 r. liczby te skoczyły do ponad 19 tys. wystąpień, ok. 640 dziennie. W sektorze B2B sprzedawcy musieli zmierzyć się ponadto z konkurencją ze strony innych mediów, które na początku pandemii wręcz zalały publikę. Interaktywność internetowych seminariów wzięła jednak górę, pozwalając zrekompensować niedostatek bezpośredniego kontaktu z klientami. Zapotrzebowanie okazało się tak ogromne, że w porównaniu do 2019 r. w minionym roku na rzeczonej platformie odbyło się o 135% więcej wydarzeń. Jak widać webinaria nie były jedynie modą wynikłą z sytuacji – wszystko wskazuje na to, że zostaną z nami, uzupełniając ofertę wydarzeń na żywo.

Webinar – czym jest?

Webinar to nic innego jak seminarium przeniesione do internetu. Uczestnicy w części lub w całości łączą się z prowadzącym za pomocą dedykowanego oprogramowania. Wykładowca może przekazywać dźwięk, obraz, wyświetlać prezentacje bezpośrednio na ekranie słuchaczy, udostępniać notatki, ankiety itd. To najbardziej ogólne ujęcie, gdyż format może różnić się w zależności od celu prowadzenia wirtualnej prelekcji.

Porównując z innymi formami przekazu, webinaria stanowią jedyny kanał pozwalający na dwustronną komunikację w pełnej skaliprzy zachowaniu wrażeń płynących z interakcji z człowiekiem. Webinary jako szkolenia internetowe pozwalają zaspokoić słuchaczy, a prowadzący czy wykładowcy są stawiani w roli specjalistów, przekazujących wiedzę w angażujący sposób. Dzięki temu ta forma przekazu polepsza wrażenia uczestników, a to zaś przekłada się na produkcję treści, której oczekują odbiorcy. Wydarzenia takie mogą przybierać zarówno formę prelekcji, jak i całych wirtualnych konferencji zrzeszających wielu wykładowców.

Organizacja webinariów powinna znaleźć się w ofercie każdego biznesu, niezależnie od sektora i wielkości firmy. Wydarzenia on-line pozwalają dotrzeć do szerokiej publiczności zainteresowanej tematem i oferują doświadczenia skrojone do potrzeb odbiorców. Tym samym wspomagają promocję marki i budowanie zaufania do jej przedstawicieli, stawiając ich w roli ekspertów.

Wraz ze wzrostem liczby spotkań on-line i wideokonferencji, uczeni z uniwersytetu Stanford przestrzegają przed wzrostem zmęczenia cyfrowego. Donoszą o skutkach, jakie dla zdrowia psychicznego ma spędzanie godzin przy popularnych czatach on-line i wideo. Ale, stając w opozycji do tych odkryć, przedsiębiorstwa mogą walczyć z tym zmęczeniem tworząc interaktywne i angażujące odbiorców doświadczenia.
 

~Sharat Sharan, współzałożycielka, przewodnicząca i CEO ON24 w wywiadzie dla Forbes.


Jakie są formy webinarów?

Pierwotnie utożsamiano webinary jedynie z narzędziem do zgrywania pracujących zdalnie zespołów. Obraz ten jest jednak niekompletny, bowiem pomysłów na wykorzystanie tego medium jest wiele. W czasie pandemii z rozwiązania tego zaczęli korzystać właściwie wszyscy – od placówek oświatowych począwszy, przez marketerów idąc, a na lekarzach kończąc. Ze względu na charakter wyróżnia się więc:

  • webinary edukacyjne,

  • webinary produktowe,

  • webinaria szkoleniowe,

  • webinaria naukowe, stanowiące prezentację wiedzy i odkryć,

  • interaktywne konferencje i szczyty.

Obecnie spotyka się też webinary prowadzone w jako talk-show a nawet wystąpień w formie doniesień i wiadomości.

Jakie są rodzaje webinarów?

Webinaria mogą mieć też różne cele. Z tego względu wyróżnić można:

Największe różnice między wideokonferencją a webinarem

Przede wszystkim wideokonferencja nie jest wydarzeniem interaktywnym. Jej słuchacze w zasadzie pozostają bierni, albo mogą zadawać pytania za pośrednictwem kanałów przygotowanych przez organizatorów. Zazwyczaj odbywa się to poprzez e-mail do prowadzącego lub czat, a on przekazuje je mówcy. W czasie wideokonferencji raczej nie ma miejsca na dyskusję, a część publiki może uczestniczyć w wydarzeniu na żywo. Zazwyczaj są to dziennikarze, których celem jest relacjonowanie, a nie poszerzanie własnej wiedzy.

Webinarium jest zaś interaktywnym wykładem. Oddaje część treści w ręce słuchaczy poprzez różne formy aktywizacji. Zgodnie z danymi z raportów dostawców cyfrowych form komunikacji*, webinaria stają się coraz bardziej interaktywne, a ich prowadzący i użytkownicy coraz częściej korzystają z narzędzi pozwalających współpracować z innymi uczestnikami. Zaliczają się do nich ankiety, komentarze i zgłoszenia o udzielenie głosu. Uczestnicy tego medium zazwyczaj są bezpośrednio zainteresowani tematem prelekcji – należą do grona klientów, uczniów albo entuzjastów tematu.

Ta sama agencja donosi, że w 2019 r. najlepsi prelegenci korzystali z narzędzi takich, jak prezentacje multimedialne (91%), sesje pytań i odpowiedzi (88%), głosowania (78%) i ankiety (73%). Co piąty organizator oferował certyfikaty ukończenia kursu.

Jak zorganizować webinar?

Myśląc o zorganizowaniu live webinaru, należy rozważyć następujące kwestie:

1. Narzędzia do przesyłania obrazu i prezentacji

Teoretycznie do przeprowadzenia wystąpienia wystarczy mikrofon i prezentacja. Jednak Wykorzystanie obrazu znacznie lepiej oddziałuje na publikę, zwiększając jej zaangażowanie i czas śledzenia wystąpienia. W tym zakresie warto przytoczyć wyniki ankiety przeprowadzonej wśród użytkowników jednej z platform*, która pokazuje, że do zorganizowania wystąpienia on-line nie trzeba specjalnego zaplecza technicznego. W 2021 r. 64% prelegentów na platformie używało bowiem jedynie kamerki internetowej, a 7% zadowalało się obrazem i dźwiękiem rejestrowanymi przez smartfony. Co ciekawe, tylko 2% organizatorów wykorzystywało kamery wideo. Warto też zauważyć, że w 2020 r. na wspomnianej platformie odnotowało wzrost liczby użytkowników łączących się z webinariami ze smarfonów. Było ich 12%, w porównaniu do 9% rok wcześniej. To udowadnia, że w dzisiejszych czasach praca coraz mocniej uzależniona jest od rozwiązań cyfrowych.

2. Oprawę wizualną wystąpienia

Należy w pełni wykorzystać możliwości, jakie stwarza wirtualne środowisko webinarów. W tym celu warto przygotować spójny projekt graficzny dla prezentacji i oprawy wizualnej wydarzenia. Jako tła dla obrazu z kamery warto użyć firmowego postera, roll-upa albo ścianki z logo sponsorów, a w pokazie slajdów zawrzeć elementy związane z organizatorem wydarzenia. Zapraszając gości celem prowadzenia prelekcji, warto im podesłać szablon prezentacji, jeśli nie wykorzystują własnego. Pozwoli to na budowanie wizerunku i sprawi wrażenie profesjonalizmu prowadzących.

3. Datę i czas trwania wystąpienia

Zgodnie z danymi ze wspomnianej platformy*, pod względem obecności najlepszym dniem na organizację webinarium jest czwartek (29%). Kolejne są wtorek (25%), środa (23%), ex aequo poniedziałek i piątek (10%).Nikogo raczej nie zdziwi, że webinaria weekendowe cieszyły się niewielką (3%) obecnością. Ta sama agencja przekonuje, że najlepszymi godzinami na wystąpienie są te poranne albo wczesne popołudnie. Niestety oznacza to też wzmożoną konkurencję o tej porze, dlatego ostatecznie najlepiej dostosować się do preferencji odbiorców.
Warto wziąć pod uwagę czas trwania prezentacji. W 2021 r. przeciętnie widzowie spędzali na wirtualnej prelekcji, wynosił 54 minuty. Burzy to mit zmęczenia cyfrowego i że odbiorcy nie są w stanie śledzić długich wydarzeń. Ich uwaga zależy bowiem od zaangażowania, a to zaś jest wynikiem działania prowadzących. Jeśli widownia będzie się czuła w centrum uwagi, wtedy z pewnością poświęci swój czas na słuchanie. Pomocne w tym okażą się wcześniej wspomniane interaktywne narzędzia.

4. Promocję wydarzenia

Jeden z dostawców rozwiązań dla biznesu informuje, że w obrębie jego platformy najwięcej rejestracji na wydarzenie w Europie miało miejsce blisko jego daty. 45% zaproszonych wyrażało chęć uczestnictwa w terminie 1-7 dni przed, 21% do 14 dni przed, a 18% z ponad dwutygodniowym wyprzedzeniem. Z kolei 16% czyniło to już w czasie trwania wydarzenia albo w ten sam dzień. To pokazuje, że promocję wystąpienia należy rozpocząć przynajmniej 2 tygodnie przed jego planowanym terminem. Wykorzystać do tego można media społecznościowe, ale zdecydowanie najbardziej skuteczny okazuje się się marketing e-mail. Warto wiedzieć, kiedy rozsyłać zaproszenia, to także ma znaczenie. W Europie najlepszym współczynnikiem konwersji cechowały się e-maile wysłane we wtorek (23%), następnie w środę (21%), czwartek (20%), poniedziałek (19%) i w wreszcie w piątek (11%). Wiadomości z weekendu okazywały się skuteczne tylko w 6%.
Wg. danych z raportów* w ub.r. 55% z zarejestrowanych na wydarzenie osób stało się jego faktycznymi uczestnikami. 35% uczestniczyło w wydarzeniu na żywo, a 24% skorzystało z nagrań archiwalnych.

5. Archiwizację i dalsze udostępnianie nagrania

Z powyższego wynika, że zorganizowanie webinarium to tylko część sukcesu. Uczestnicy lubią mieć możliwość wyboru formy uczestnictwa w prelekcji. By nie pozwolić treści umrzeć i sprawić, że pozostanie aktualna i oglądana przez długi czas, należy archiwizować wystąpienia i dalej je rozpowszechniaćUczestnicy oczekują od prowadzących dostępu do nagrań z wydarzenia. Zgodnie ze statystykami jednego z dostawców przestrzeni do prowadzenia wirtualnych szkoleń, aż 95% widzów tego typu rejestruje się na konferencję tydzień po jej dacie. Udostępnianie playlisty z cyklu wydarzeń stwarza szansę do generowania leadów, np. dzięki pozyskiwaniu kontaktu do odbiorców zainteresowanych treścią wystąpień. Tego rodzaju widzowie spędzają nad wideo przeciętnie 26 min., co oznacza, że albo przeskakują od razu do interesujących ich fragmentów, albo jedynie odświeżają zdobytą wcześniej wiedzę.

Jak przygotować się do webinaru?

Przede wszystkim należy przemyśleć, kim będą odbiorcy prezentacji, co chcą usłyszeć, jakie mają problemy w życiu codziennym itd. Informacje te można posiąść analizując dane na temat już zaangażowanych klientów, a w przypadku pozostałych można posiłkować się ankietami. Warto też przyglądać się trendom i ocenić, jak bardzo nasza oferta idzie z nimi w parze.

Kolejnym krokiem jest uzbrojenie się w wiedzę i przygotowanie prezentacji. Zawczasu warto też pomyśleć o tym, jakie pytania mogą zadać słuchacze. W przypadku tych najtrudniejszych dobrze jest zadeklarować chęć odpowiedzi w późniejszym terminie, np. poprzez wiadomość e-mail albo wpis na blogu, ewentualnie poruszyć temat w następnym odcinku. Przed rozpoczęciem audycji warto przećwiczyć jej przebieg na sucho, np. w gronie współpracowników. Dobrze jest nagrywać taką próbę, gdyż uwidoczni ona błędy trudne do wychwycenia z perspektywy pierwszej osoby.

Oczywiście równie ważny jest sprzęt – przed seansem powinno się sprawdzić jego działanie, jakość połączenia internetowego, obrazu i wideo. Nie ma nic gorszego, niż niewyraźny obraz in dźwięk. Możesz być pewien, że takie mankamenty nie tylko zniechęcą odbiorców do wysłuchania całej prelekcji, ale też odstraszą przed uczestnictwem w kolejnych odsłonach webinaru.

W jaki sposób warto wykorzystać webinar?

Firmy zwiększają możliwości, współczynniki konwersji i wielkość sprzedaży gdy wdrażają strategie stawiające rozwiązania cyfrowe na pierwszym miejscu. To nie jest nowa rzeczywistość, to lepsza rzeczywistość. Nie ma stąd odwrotu. To właśnie mówią nam klienci. Wynika to z ankiety przeprowadzonej wśród naszych odbiorców. 89% z nich wierzy, że webinaria przebijają inne kanały w pozyskiwaniu wykwalifikowanych potencjalnych klientów. Niemal każdy widzi webinary jako element krytyczny w planie marketingowym teraz i w przyszłości.
 

~Steve Daheb, dyrektor marketingu ON24 w wywiadzie dla Biz Report.

Rzetelna wiedza to nie wszystko, webinar online ma zachęcić do zapoznania się z ofertą i kontaktu celem lepszego poznania zagadnienia. Interaktywne prelekcje można wykorzystać do budowania bazy odbiorców marki – to najpopularniejsze przeznaczenie. Internauci, dowiadując się o wykładzie na interesujący ich temat, poszerzają swoją świadomość nie tylko na dany temat, ale też o związanych z nim usługodawcach. Prowadząc wykłady przedstawiciel biznesu stawia się w roli eksperta i zyskuje zaufanie, odpowiadając na życiowe potrzeby i ciekawość uczestników wydarzenia.

To zaś może prowadzić do podniesienia sprzedaży. Pokazując zjawisko i związane z nim produkty, albo problem i jego rozwiązanie, można podać słuchaczowi ofertę. To od razu buduje relację z odbiorcami, którzy chętnie powrócą celem zaczerpnięcia większej dawki wiedzy. Być może część z nich będzie nawet zainteresowana ekskluzywnymi prezentacjami, dostępnymi np. tylko dla klientów albo subskrybentów.

Webinary od WhitePress®

Poszukując rzetelnych informacji na temat SEO, marketingu internetowego i ekspansji biznesu na rynki zagraniczne warto zwrócić się ku wiedzy zgromadzonej w bezpłatnych webinariach prowadzonych przez WhitePress. Wypowiadają się w nich eksperci z różnych dziedzin życia on-line, reprezentujący różne firmy działające od lat na polskim rynku usług internetowych. Ta baza wiedzy dostarczy informacji o link buildingu, analizie konkurencji w sieci, content marketingu i kwestiach prawnych związanych z tymi dziedzinami. By nie przegapić nowych odcinków, warto zapisać się do prowadzonego przez WhitePress newslettera.

*Przytoczone dane pochodzą z raportów udostępnianych przez serwis ON24.

  • Autor: Jakub Słowik

    Content SEO Specialist

    www.whitepress.pl

    Z wykształcenia leśnik, z zamiłowania dziennikarz specjalizujący się w ochronie przyrody, usługach ekosystemowych i przemyśle drzewnym. Doświadczenie redakcyjne zdobywał w redakcji "Lasu Polskiego", współpracownik m.in. "Drwala", "Nowej Gazety Leśnej", "Otaku" , redaktor newsów w periodyku internetowym Tanuki.

Wasze komentarze (0)
Redakcja WhitePress zastrzega sobie prawo usuwania komentarzy obraźliwych dla innych osób, zawierających słowa wulgarne lub nie odnoszących się merytorycznie do tematu obiektu.
Administratorem danych osobowych jest WhitePress sp. z o.o. z siedzibą w Bielsku-Białej, ul. Legionów 26/28, Państwa dane osobowe przetwarzane są w celu marketingowym WhitePress sp. z o.o. oraz podmiotów zainteresowanych marketingiem własnych towarów lub usług. Cel marketingowy partnerów handlowych WhitePress sp. z o.o. obejmuje m.in. informacje handlową o konferencjach i szkoleniach związanych z treściami publikowanymi w zakładce Baza Wiedzy.

Podstawą prawną przetwarzania Państwa danych osobowych jest prawnie uzasadniony cel realizowany przez Administratora oraz jego partnerów (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Użytkownikom przysługują następujące prawa: prawo żądania dostępu do swoich danych, prawo do ich sprostowania, prawo do usunięcia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania oraz prawo do przenoszenia danych. Więcej informacji na temat przetwarzania Państwa danych osobowych, w tym przysługujących Państwu uprawnień, znajdziecie Państwo w naszej Polityce prywatności.
Czytaj całość
  • Nikt jeszcze nie skomentował tego artykułu.
Polecane artykuły
Wykorzystanie live streamingu w biznesie
Live Streaming dla biznesu

W ostatnich latach obserwujemy istną eksplozję popularności live streamingu. Wykorzystują go zarówno sami twórcy, jak i wydawcy internetowi. Co stoi za tą popularnością i jak długo trend ten się utrzyma? I co dla nas najważniejsze – jak live streaming można wykorzystać w celach marketingowych?

Współpraca z YouTuberami
Jak współpracować z YouTuberami?

Antek oraz Ignacy - co łączy tych dwóch młodych mężczyzn? Obydwaj stawiają pierwsze kroki, poznają nowe smaki i doświadczają życia. Dwie różne osobowości, a jednak łączy ich wiele wspólnych aspektów: głos, spojrzenie, oddech. Mawia się czasem, że bliźniacy mają niekiedy niewidoczną nić powiązania, są jednomyślni. Tak przytoczony wstęp może wydawać Ci się znajomy. Bliźniacy z jednej strony są różni, z drugiej tacy sami. Paradoks? Na pewno?