Przetarg od A do Z
Co to jest przetarg?
Kierując się słownikową definicją, przetarg to konkurs ofert na sprzedaż określonych produktów lub wykonanie wskazanych usług. Przetargi bardzo często kojarzą się z zamówieniami publicznymi, choć nie jest to regułą. Informacja o przetargu zazwyczaj podawana jest do wiadomości publicznej w formie ogłoszenia, w którym zawiera się wzmianki o przedmiocie przetargu, dacie złożenia oferty i wykonania pracy oraz warunkach, jakie musi spełniać wykonawca.
Wyróżniamy dwa rodzaje przetargów:
- nieograniczone – do udziału w przetargu mogą zgłosić się wszyscy zainteresowani. W takim przypadku treść i warunki postępowania przetargowego powinny być zamieszczone w miejscu publicznie dostępnym;
- ograniczone – agencje chcące uczestniczyć w przetargu muszą najpierw złożyć wniosek o dopuszczenie ich do udziału w konkursie. W tym przypadku zapraszane są tylko wybrane firmy, a ich liczba zwykle wynosi od 5 do 20.
Gdzie ogłaszane są przetargi dla agencji marketingowych i co należy sprawdzić przed wzięciem udziału?
Wszystkie przetargi dla agencji marketingowych rozpoczynają się od publikacji ogłoszenia. Gdzie ich szukać? W przypadku przetargów publicznych większość jest zamieszczana w dostępnym online Biuletynie Zamówień Publicznych. Umożliwia on wyszukiwanie ofert za pomocą filtrów.
Najważniejszych informacji dotyczących postępowania należy natomiast szukać w treści konkretnego ogłoszenia. Mowa tutaj przede wszystkim o skróconym opisie przedmiotu zamówienia oraz warunkach, jakie musi spełniać agencja, by wziąć udział w konkursie.
Nie jest to jednak jedyna metoda wyszukiwania przetargów na usługi marketingowe. W sieci można znaleźć serwisy specjalizujące się w konkretnych dziedzinach – publikowane są tam też informacje o prowadzonych postępowaniach. Inna możliwość to skorzystanie z komercyjnych wyszukiwarek przetargów – często są to rozwiązania płatne, ale nierzadko przewyższają te darmowe pod względem użyteczności. Ponadto wiele z nich oferuje bezpłatny okres próbny – z reguły od 14 do 30 dni.
Co powinna sprawdzić agencja i czym kierować się, podejmując decyzję o uczestnictwie w przetargu? Zdarza się, że już na podstawie treści ogłoszenia można określić, czy konkretny przetarg na marketing jest dla danej firmy interesujący lub czy spełnia ona wskazane warunki. Jeśli tak – należy zapoznać się z pełnymi informacjami zawartymi w dokumentacji, dotyczącymi wymogów zamawiającego i realizacji zamówienia.
Dokumentacja często jest podzielona na kilka sekcji, w tym:
- specyfikację warunków zamówienia – to pełny opis warunków uczestnictwa w konkursie oraz spis wymaganych dokumentów;
- szczegółowy opis przedmiotu zamówienia;
- wzór umowy – zawiera listę zobowiązań zarówno wykonawcy, jak i zamawiającego. Co ważne, warto zwrócić uwagę nie tylko na wykaz obowiązków, ale także wysokość ewentualnych kar umownych;
- formularz oferty – w nim firma biorąca udział w przetargu wskazuje oferowane warunki realizacji zamówienia;
- inne dokumenty do wypełnienia i złożenia.
Jeśli podczas analizy dokumentacji przetargowej pojawiają się jakiekolwiek wątpliwości, przed podjęciem decyzji o uczestnictwie w konkursie należy zwrócić się do zamawiającego o wyjaśnienie konkretnego fragmentu lub nawet wnioskować o jego zmianę. Wszelkie pytania warto jednak zadawać przed upływem połowy terminu składania ofert, ponadto należy to zrobić w taki sposób, by uzyskać wszelkie niezbędne informacje.
Komentarz
Michał Bera
Radca prawny, partner zarządzający w kancelarii Bera Salwa Świderski
Doświadczenie nabyte w toku pomocy prawnej dla wykonawców realizujących duże zamówienia publiczne pokazuje, że niezbędne jest dokładne zapoznanie się z projektem umowy, w tym z: terminem realizacji (ocena, czy mamy wystarczające zasoby na wykonanie usługi w założonym czasie), ilością i wysokością kar umownych (za co mogą być naliczane i co trzeba zrobić, aby zminimalizować ryzyko z tym związane) oraz możliwością lub zakazem korzystania z podwykonawców, w tym podmiotów na umowach B2B (sprawdzenie, czy musimy wykonać usługę zasobami wyłącznie naszej firmy marketingowej, czy może mamy szersze pole manewru).
Chcąc wziąć udział w przetargu na usługi marketingowe, agencja powinna również sprawdzić, czy spełnia wymóg doświadczenia. Choć jest to jedna z częściej występujących przeszkód w złożeniu oferty, nie musi być czynnikiem dyskwalifikującym. W takiej sytuacji można:
- Zapytać zamawiającego, czy nie obniży wymogu do wskazanego poziomu.
- Zaplanować wykonanie zamówienia we współpracy z innym podmiotem, który udostępni firmie swoje doświadczenie.
- Złożyć ofertę wspólnie z innym wykonawcą, jeśli po zsumowaniu wymóg doświadczenia zostanie spełniony.
W przypadku drugiego i trzeciego rozwiązania należy jednak wcześniej upewnić się, czy warunki zamówienia nie wyłączają możliwości skorzystania z tych opcji lub jakie formy sumowania doświadczenia są akceptowane.
Jak wygląda udział w przetargu na marketing? Zasady i procedury
Gdy agencja decyduje się na udział w przetargu na działania online, może zająć się przygotowaniem oferty. Jednym z głównych elementów jest formularz oferty – oprócz ceny zawiera on wszelkie informacje niezbędne do oceny zgłoszenia. Zaletą negocjacji z prywatnym kontrahentem jest fakt, że porównuje on złożone propozycje wedle ustalonych przez siebie kryteriów – na korzyść mogą więc przemawiać tu oferty wykonania usługi na wyższym poziomie niż konkurencja.
Nieco inaczej jest w przypadku zamówień publicznych – tutaj zamawiający musi przyznawać punkty zgodnie ze sposobem opisanym w specyfikacji.
Na co zwrócić uwagę i jak przygotować się do przetargu na kampanie marketingowe, by zwiększyć swoje szanse na jego wygranie? W tym celu warto:
- nawiązać pozytywną relację z klientem i znaleźć z nim wspólny język;
- zaprezentować się z możliwie najlepszej strony – jako firma o wysokich kompetencjach, rzetelnie realizująca powierzone zadania, a zarazem o szerokich horyzontach;
- uważnie słuchać tego, co mówi klient – dotyczy to przede wszystkim jego potrzeb ważnych z biznesowego punktu widzenia;
- jak najlepiej poznać klienta i jego markę – pozwoli to na lepsze dostosowanie oferty do jego oczekiwań.
Wraz z formularzem oferty agencja musi też złożyć komplet dokumentów i oświadczeń, które potwierdzają spełnianie określonych w zamówieniu wymogów. Niektóre dokumenty są składane później – warto jednak od razu zweryfikować, czy i w jakim czasie firma będzie w stanie je dostarczyć. Po wypełnieniu formularza i skompletowaniu dokumentów przyjdzie czas na doręczenie oferty. Ważne, by zrobić to we wskazanym przez zamawiającego terminie oraz w określonej przez niego formie – pisemnej lub elektronicznej.
Żeby mieć wyższe szanse wygranej w przetargu, warto również pozytywnie zaprezentować się pod kątem swojego brandu. Jak uzyskać ten pozytywny efekt? Mówimy o tym więcej w artykule: Branding agencji - pakiet niezbędny na starcie
Czy warto brać udział w przetargach na usługi marketingowe? Zalety i wady
Zdania w tej kwestii są podzielone. Zwolennicy uważają, że udział w przetargach dla agencji marketingowych niesie za sobą co najmniej kilka korzyści:
- szansę na zdobycie intratnego zlecenia,
- możliwość zdobycia nowego doświadczenia,
- możliwość otwarcia nowych ścieżek rozwoju firmy,
- szansę zbudowania opinii lidera w branży,
- zwiększenie przychodów firmy.
Komentarz
Paweł Karaś
CEO w Mint Media
Startowanie w przetargach i pozyskiwanie klientów to dla agencji digitalowej, socialowej czy reklamowej codzienność. W wyniku takich przetargów często pozyskiwani są klienci na lata. Długość współpracy zależy oczywiście od wielkości i skali projektu, ale też od tego, jak agencja rozumie klienta i spełnia jego cele.
Warte zaznaczenia jest to, że przetargi pochłaniają dużą część zasobów agencji i dlatego też zdarza się, że do niektórych przetargów agencje nie chcą podchodzić, szczególnie wtedy, gdy klient zaprasza kilkanaście lub więcej podmiotów. Większość dobrze zorganizowanych podmiotów na rynku reklamowym uzależnia podejście do przetargu od wielu czynników. Począwszy od określenia ryzyka i szans na pozyskanie klienta, tego, czy w danym momencie agencja jest w stanie przygotować ofertę w wyznaczonym terminie, na ocenie umiejętności i wiedzy niezbędnych do zrealizowania projektu kończąc.
Jeśli chodzi o Mint Media, w ostatnim czasie udało nam się wygrać parę fajnych projektów. Mowa tutaj chociażby o Oleju Wielkopolskim, z bardzo smacznym portfolio, firmie Quickpack, z flagowym brandem viGO, czy firmie Kaizen Rent. Wspomniane projekty pozyskaliśmy w wyniku przetargów, do których my, jako agencja, zostaliśmy zaproszeni przez samych klientów. Procesy przetargowe trwały od miesiąca do kilku miesięcy. Standardowo zaczynaliśmy od briefu, następnie było wiele etapów rozmów i dyskusji na temat ofert z klientami, co finalnie skutkowało podpisaniem umów o współpracę.
Wiele firm – nie tylko z branży marketingowej – nie chce jednak brać udziału w przetargach, ponieważ z góry zakłada, że nie ma większych szans na zwycięstwo w konkursie, a samo przygotowanie oferty czy skompletowanie dokumentów zajmuje bardzo dużo czasu. Oponenci wskazują również na niewielką efektywność takich procesów.
Komentarz
Mateusz Buczkowski
Agency Marketing Manager w Green Parrot
Moim zdaniem system przetargów w zakresie obsługi marketingowej jest szkodliwy dla wszystkich stron. Jeśli wybierasz agencję drogą przetargu, wiedz, że zapłaciłeś też za kilka innych przetargów, które ta ekipa przegrała. A i tak nie uzyskujesz tego efektu, na którym powinno zależeć Ci najbardziej.
Z doświadczenia naszej agencji wynika, że przetarg = drogo i bez odpowiedniego podejścia do tematu. Kilka krótkich calli online i prezentacja złożona nawet z kilkuset slajdów nie zastąpią Ci realnego wniknięcia specjalistów z agencji w krwiobieg firmy, rzetelnej analizy biznesowej czy warsztatów strategicznych z Twoimi pracownikami. Dopiero z takim podejściem agencja marketingowa staje się partnerem w biznesie, a nie jedynie zwycięzcą konkursu na najładniejszą prezkę i najmilszego sprzedawcę.
Pamiętajmy, że udział w przetargach to tylko jeden z wielu sposobów zdobywania klientów w branży marketingowej. O innych, w tym znacznie popularniejszych metodach, przeczytasz w naszym artykule: Jak pozyskiwać klientów dla agencji.
Trudności w postępowaniach przetargowych
Przed przystąpieniem do przetargu na marketing należy uświadomić sobie, że w trakcie prowadzonego postępowania można napotkać istotne problemy – niejednokrotnie decydują one o powodzeniu udziału w konkursie lub późniejszej realizacji zamówienia. Jedną z częściej wymienianych przeszkód jest obustronny brak dostatecznej wiedzy – w przypadku agencji dotyczącej obowiązujących procedur przetargowych, a ze strony zamawiających na temat branży marketingowej i dynamice zmian na rynku.
Często występującym problemem jest także brak świadomości celu, jaki obie strony chcą osiągnąć. Już na początku należy uzmysłowić sobie, że przetarg na działania online jest tylko jednym z etapów, który do tego celu powinien nas przybliżyć. Okazuje się, że spore trudności przysparza również komunikacja – brak otwartości na spotkaniach negocjacyjnych czy wręcz obawa przed zadawaniem pytań może mieć wpływ zarówno na wynik postępowania, jak i efekty realizacji zamówienia.
Nie ulega wątpliwości, że przetargi na kampanie marketingowe to dla agencji szansa na zdobycie prestiżowego klienta, a co się z tym wiąże – interesującego i dochodowego zlecenia. Samo podjęcie decyzji o udziale w przetargu to jednak dopiero początek drogi – zanim więc firma na nią wkroczy, powinna mieć świadomość nie tylko możliwych do uzyskania korzyści, ale i potencjalnych problemów, jakie może na niej napotkać.
Jeżeli nie przeraża Cię perspektywa rywalizacji, warto również rozważyć wzięcie udziału w konkursach i projektach branżowych. Dowiesz się o nich więcej z artykułu o konkursach.
