Audyt SEO i audyt UX - wzór umowy na opracowanie i nadzór nad wdrożeniem
Wzór umowy na audyt UX i SEO - zupełnie za darmo od WhitePress
Poniżej zamieszczamy wzory umów na wykonanie audytów SEO i(lub) UX oraz nadzór nad jego wdrożeniem. Zostały one opracowane koncepcyjnie przez zespół WhitePress, a ostatecznie sformułowane przez radcę prawnego - Pana Piotra Stolarczyka. Umowy te mogą być stosowane bez ograniczeń i modyfikowane przez zainteresowane strony.
Umowy powinny być uzupełnione o dane firmowe, kontaktowe i zmodyfikowane w szczególności w aspekcie:
- zakresu podstawowego (mogą dotyczyć tylko audytu SEO lub tylko audytu UX),
- zakresu usług (co mają zawierać dokumenty),
- terminów,
- wysokości kar umownych.
Wzory umów w formacie DOC i PDF są do pobrania w dolnej części artykułu. Zapraszamy do zapoznania się z omówieniem umów, które zostało przygotowane przez radcę prawnego Piotra Stolarczyka.
Omówienie umów - audyt SEO i UX
Audyt SEO i UX w kontekście prawnym - uwagi ogólne
Dzięki audytowi SEO oraz sporządzonemu na jego podstawie raportowi optymalizacyjnemu użytkownik strony internetowej może poznać jej słabe elementy, a następnie wdrożyć rozwiązania, dzięki którym strona ta będzie bardziej atrakcyjna dla użytkowników oraz lepiej pozycjonowana.
Zlecając wykonanie audytu warto zadbać o to, aby został on przeprowadzony w oparciu o odpowiednią umowę, która należycie chroni interesy obu stron oraz daje gwarancję, że audyt zostanie przeprowadzony rzetelnie i terminowo.
Niezależnie od umowy na przeprowadzenie audytu użytkownik strony internetowej może zlecić audytorowi przeprowadzenie czynności nadzoru nad wdrożeniem rozwiązań przyjętych uprzednio w raporcie optymalizacyjnym. Dzięki temu zaproponowane uprzednio w raporcie rozwiązania wprowadzane są przez programistów pod fachowym okiem audytora, który czuwa nad optymalizacją strony internetowej, a następnie sporządza raport wskazujący jej rezultaty. Również w tym wypadku warto posłużyć się odpowiednią umową.
Charakter umów
Należy przyjąć, że w obu przypadkach mamy do czynienia z umowami o mieszanym charakterze, które łączą w sobie zarówno elementy umowy o świadczenie usług (zlecenie), jak i umowy o dzieło.
Świadczeniem usług jest w tym wypadku wykonywanie czynności polegających na przeprowadzeniu audytu oraz wykonywaniu czynności nadzoru nad wdrażaniem określonych rozwiązań. Z kolei za dzieło należy uznać opracowanie dokumentu zawierającego odpowiednio raport optymalizacyjny oraz dokumentu obejmującego raport z wykonania czynności wdrażających.
Warto w tym miejscu wyjaśnić, że umową o dzieło jest tzw. umowa rezultatu, co oznacza, że na jej podstawie dochodzi do powstania ściśle określonego rezultatu - dzieła. Dla odmiany umowa o świadczenie usług jest tzw. umową starannego działania, tj. zleceniobiorca podejmuje się wykonania określonych czynności, ale nie gwarantuje, że osiągnie zamierzone cele. Dla ułatwienia można posłużyć się następującym przykładem: dziełem jest np. namalowanie obrazu, czy napisanie książki, natomiast usługą jest np. pomoc prawna, obsługa księgowa itp.
Nazwa umowy nie ma znaczenia
Konstruując umowy niekoniecznie należy przywiązywać wagę do tego, jak będą one nazwane. Warto bowiem pamiętać, ze zgodnie z art. 65 Kodeksu cywilnego, w przypadku umów zawsze należy brać pod uwagę, jaki jest ich cel oraz zgodny zamiar stron, a nie dosłowne brzmienie. Nie zawsze zatem umowa nazwana przez strony umową o dzieło w rzeczywistości jest taką umową.
Warto zachować formę pisemną
W przypadku obu umów przepisy Kodeksu cywilnego nie przewidują bezwzględnie formy pisemnej, jednakże chociażby ze względów dowodowych forma taka powinna zostać zachowana. W innym razie w przypadku sporu sądowego w przedmiocie wykonywania umowy niezwykle trudno będzie wykazać, na jakich warunkach została ona zawarta i miała być realizowana.
Warto przy tym pamiętać, że jeżeli umowy zostaną zawarte na piśmie, to również na piśmie powinny być dokonywane ich zmiany. Podobnie na piśmie powinny składane oświadczenia o wypowiedzeniu, czy rozwiązaniu, jak również oświadczenia o odstąpieniu od umowy.
Należy precyzyjnie określić przedmiot umów
Z punktu widzenia wykonania obu umów, ale również w razie ewentualnych postępowań sądowych, niezwykle istotne jest dokładne określenie zakresu czynności, które podmiot przyjmujący zamówienie/zlecenie ma wykonać. W tym wypadku obowiązuje zasada, że im więcej zostanie napisane w umowie, tym lepiej, a precyzji nigdy za wiele. Jeżeli opis czynności jest bardzo obszerny można posłużyć się załącznikiem. Precyzyjne określenie przedmiotu umowy jest szczególnie istotne w przypadku audytu, na który składa się niejednokrotnie szereg skomplikowanych oraz ściśle specjalistycznych czynności.
Termin wykonania, odbiór
Niemniej istotne jest ścisłe wskazanie terminu wykonania umowy. Regułą jest określenie terminu wykonania poprzez posłużenie się konkretną datą dzienną, ale możliwe jest przyjęcie w umowie, że dzieło/usługa winny być wykonane np. w terminie 30 dni od dnia zawarcia umowy (w takim wypadku warto doprecyzować, czy chodzi o dni robocze, czy kalendarzowe).
W interesie zamawiającego jest zawarcie w umowie zapisów chroniących go na wypadek przekroczenia terminu. Najczęściej stosowanym i jak się wydaje najbardziej skutecznym rozwiązaniem jest wprowadzenie kar umownych np. za każdy dzień opóźnienia. Kary mogą być określone jako konkretna kwota lub np. % w stosunku do kwoty wynagrodzenia przewidzianego umową. Warto w tym miejscu odróżnić pojęcie opóźnienia od pojęcia zwłoki. Opóźnieniem jest każde przekroczenie terminu bez względu na jego przyczyny, natomiast zwłoką jest zawinione przez wykonawcę przekroczenie terminu.
W celu zabezpieczenia wzajemnych interesów należy określić umownie sposób potwierdzenia wykonania dzieła/usługi. Powszechnie stosuje się w tym wypadku zapisy mówiące o protokolarnym odbiorze, który jeżeli jest dokonywany bez zastrzeżeń może stanowić podstawę wypłaty wynagrodzenia. Oczywiście w praktyce wielokrotnie zdarza się, że przedmiot umowy jest wadliwy lub niekompletny. W takim wypadku umowa powinna przewidywać procedurę wprowadzenia zmian i poprawek. W skrajnych przypadkach, jeżeli przedmiot umowy wykonany został tak dalece nieprawidłowo, że nie nadaje się do użytku, strona zamawiająca powinna mieć możliwość odmowy jego odbioru i wstrzymania płatności wynagrodzenia.
Wynagrodzenie umowne
Niezwykle istotnym elementem jest precyzyjne określenie wynagrodzenia przewidzianego umową. Z uwagi na mieszany charakter omawianych umów można przyjąć różne rodzaje wynagrodzenia. Standardowym rozwiązaniem jest ustalenie tzw. wynagrodzenie ryczałtowego, tj. stała, z góry określona kwota. Nie ma jednak żadnych przeszkód, aby usługi polegające na prowadzeniu audytu, czy też na nadzorze nad jego wdrażaniem były rozliczane według stawki godzinowej. Jednakże w przypadku przyjęcia stawki godzinowej, dla uniknięcia nadmiernie przeciągającego się świadczenia usług, warto wprowadzić w umowie limit czasowy, w którym usługi powinny zostać zrealizowane, a przekroczenie którego uprawnia do odmowy zapłaty wynagrodzenia ponad ustalony wymiar.
W umowie można przewidzieć zasady dotyczące wpłaty zaliczki na poczet wynagrodzenia. W tym miejscu warto zwrócić uwagę, że pojęcia zaliczki i zadatku są w praktyce często mylone. Rozróżnienie ich ma jednak doniosłe znaczenie. Jeżeli umowa nie została wykonana przez jedną ze stron, wówczas druga strona, odstępując od umowy może zachować zadatek, a jeżeli sama go dała może żądać jego dwukrotności. W przypadku zaliczki o żądaniu dwukrotności nie ma mowy.
W przypadku podatników podatku od towarów i usług należy określić, czy wynagrodzenie obejmuje podatek VAT, czy też stanowi kwotę netto. Brak zapisów w tej materii będzie rodził komplikacje.
Sposób wykonania umowy, współdziałanie stron
Jedną z cech zarówno umowy o dzieło, jak i umowy o świadczenie usług jest ich wykonywanie w sposób przyjęty przez wykonawcę. Nie oznacza to jednak po jego stronie pełnej swobody. W miarę możliwości oraz konieczności wykonawca powinien uwzględniać wytyczne, instrukcje oraz oczekiwania zamawiającego, jednakże w pewnych granicach. W przypadku tak specjalistycznych usług jak przeprowadzenie audytów SEO i UX oraz nadzór nad ich wprowadzaniem, profesjonalni wykonawcy z założenia powinni wiedzieć, jak wykonywać usługi, aby przyniosły one zamierzony efekt.
Co do zasady czynności składające się przeprowadzenie audytu oraz nadzór nad jego wprowadzeniem mogą być wykonywane w dowolnym miejscu (w tym wypadku regułą będzie zdalne wykonywanie umów). Nie ma jednak żadnych przeszkód, aby w umowach ściśle określić miejsce ich realizacji, a przy okazji uregulować kwestie związane np. z kosztami dojazdów itp.
W miarę możliwości podmiot zamawiający powinien współpracować z audytorem, w tym przekazywać mu wszelkie niezbędne informacje, a jeżeli to konieczne również narzędzia. Istotne jest, aby po wykonaniu umowy narzędzia zostały zwrócone, a strony dokonały w ich zakresie stosownych rozliczeń.
Poufność
Jak w przypadku większości umów, również w tym wypadku warto zastrzec, że wszelkie przekazywane nawzajem przez strony informacje mają poufny charakter i nie mogą być ujawniane osobom trzecim. Informacje poufne należy w tym wypadku traktować jako tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. W kontekście raportu optymalizacyjnego powstałego w wyniku prowadzenia audytu warto jednak pamiętać, że raport ten z reguły udostępniany jest osobom trzecim - firmom programistycznym odpowiedzialnym za jego wdrożenie. Warto zatem uwzględnić ten aspekt przy konstruowaniu zakresu obowiązku poufności.
Pozostałe kwestie
Niezależnie od kluczowych aspektów, przygotowując oraz podpisując omawiane umowy warto ponadto zwrócić uwagę na pozostałe kwestie takie jak np: właściwa reprezentacja stron przy ich podpisywaniu (w przypadku spółek aktualne dane można znaleźć na stornie internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości w zakładce Krajowy Rejestr Sądowy); ewentualne umowne określenie właściwości sądów, które będą uprawnione do rozstrzygania sporów, a w przypadku podpisywania umów w różnych wersjach językowych określenie, która wersja jest wiążąca w razie rozbieżności pomiędzy nimi.
Autor umów i omówienia: Radca Prawny Piotr Stolarczyk.
Wzory umów do pobrania
Umowa dot. opracowania audytu - plik DOC (Word)
Umowa dot. opracowania audytu - plik PDF
