Wirtualne biuro prasowe – funkcje i zalety prowadzenia

Wirtualne biuro prasowe
W czasach, kiedy internet rządzi całym wszechświatem, a samozwańczym królem biznesu jest rozgłos, biura prasowe przeżywają swój renesans. Wynurzają się niemal z podziemi, by przybrać wirtualną formę i pracować dniami i nocami na sukces przedsiębiorstw. Czym są i co dobrego ze sobą niosą?
Ponad 4600 portali, 4200 influencerów, 60 dziennikarzy. Jedna platforma.
Załóż konto

Wirtualne biuro prasowe jest, najprościej mówiąc, nowoczesnym narzędziem, służącym do zarządzania komunikacją między firmą a dziennikarzami. Jego wirtualna wersja pozwala w o wiele szybszy i bardziej skuteczny sposób, o każdej porze docierać z informacjami do szerokiego grona medialnych odbiorców. Warto bowiem pamiętać, że zawód dziennikarza rządzi się własnymi prawami i mało kto w tej branży pracuje od poniedziałku do piątku, osiem godzin dziennie. Dostęp do materiału z pierwszej ręki przez 24 godziny na dobę może niejednokrotnie okazać się zbawienny dla zagubionej dziennikarskiej duszyczki, w której drzwi wena zapukała dopiero w środku nocy.


Po co komu wirtualne biuro prasowe? - czyli słów kilka o funkcjach

Wirtualne biuro prasowe łączy w sobie najlepsze cechy profesjonalisty od budowania wizerunku firmy, szybkość internetu i starą, dobrą szkołę dziennikarską, w podrasowanym nowymi technologiami wydaniu. Jest bardzo funkcjonalne i o wiele tańsze w "utrzymaniu" niż PR-owiec na etacie ;-)

Po pierwsze: wizerunek profesjonalisty. Własne biuro prasowe w wirtualnym wydaniu świadczy o tym, że reprezentowana firma to nie byle jakie przedsiębiorstwo, ale specjaliści dbający o każdy detal swojego rynkowego istnienia. To robi wrażenie - na klientach, konkurentach, dziennikarzach i innych zainteresowanych podmiotach.

Po drugie: szeroki zasięg. Wirtualne biuro prasowe pozwala na dystrybucję niebywale pokaźnej ilości informacji niezliczonej ilości adresatom. Kanałów do ich przekazywania też może być mnóstwo, a wśród nich między innymi: wyszukiwarki, media społecznościowe, RSS-y, zintegrowane  z redakcyjnymi bazy danych, agregaty informacyjne, blogi firmowe.

Po trzecie: jeden komunikat - mnóstwo odbiorców. Dzięki zastosowaniu wirtualnego biura prasowego nie trzeba spędzać kilku godzin na przesyłaniu informacji o nowym parku maszynowym, czy uczestniczeniu firmy w lokalnym wydarzeniu. Wszytko jest w jednym miejscu. Czytelne i wiarygodne.

Po czwarte: eksperckie opinie. Posiadanie wirtualnego biura prasowego może być dobrą bazą do kształtowania pozycji firmy jako eksperta. Można dla przykładu utworzyć kategorię bądź zakładkę, w której przedstawia się poszczególnych pracowników i zachęca media do kontaktu z nimi w celu uzyskania komentarzy branżowych, specjalistycznych opinii itp.

Po piąte: nietypowe materiały. Wirtualne biuro prasowe umożliwia przekazywanie redakcjom i innym zainteresowanym niecodziennych form informacyjnych, jak na przykład: otwarta, internetowa transmisja wideo z wydarzenia, wideokonferencja, prezentacje w postaci filmów itp. Dziennikarze kochają takie smaczki!

Po szóste: pełna kontrola. Korzystanie z wirtualnego biura prasowego pozwala na trzymanie ręki na pulsie i pieczy nad materiałami, jakie się udostępnia. Dystrybucja własnych informacji pozwala mieć pewność, że to, co ostatecznie przedstawią media, będzie opierało się na prawdziwych i rzetelnych komunikatach wypływających z pewnego źródła.

Po siódme: raporty i statystyki. Posiadanie wirtualnego biura prasowego umożliwia otrzymywanie stałych raportów dotyczących chociażby tego, kto i kiedy pobierał materiały ze strony. Statystyki to bardzo cenna informacja, szczególnie, gdy na bieżąco śledzi się wizerunek firmy w sieci i dąży do jego stałej poprawy.

Po ósme: nadawanie różnych uprawnień. Nie każdy odbiorca informacji o firmie musi mieć jednakowy dostęp do materiałów. Wirtualne biuro prasowe pozwala dozować uprawnienia i na przykład jedne czynić widocznymi dla klientów, inne dla pracowników a jeszcze inne dla dziennikarzy. To dodatkowo pozwala zyskać lojalność zainteresowanych podmiotów i pozwolić poczuć im się wyjątkowymi.

Po dziewiąte: jedno biuro, wiele marek. Wirtualne biuro prasowe jest rozwiązaniem szczególnie przydatnym firmom, pod którymi działa niejedna marka. Pozwala tworzyć małe subbiura dla każdej z nich i zarządzać nimi z biura głównego. To bardzo wygodne, przede wszystkim, gdy informacji prasowych zaczyna w szybkim tempie przybywać.

Po dziesiąte: dostępność 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu. To funkcja ważna zarówno dla właściciela wirtualnego biura prasowego, jak i dla odbiorców wszelkich materiałów prasowych. Stała dostępność treści pozwala pracować z nimi o każdej porze i z każdego miejsca na ziemi. Nie można sobie wyobrazić nic lepszego!

To główne funkcje, jakimi cechuje się wirtualne biuro prasowe. Wśród reszty - równie ważnych, ale mniej prestiżowych - wymienić można także: łatwość w obsłudze i publikowaniu materiałów, możliwość pełnej synchronizacji z domeną i mailami firmowymi, uproszczenie budowania bazy dziennikarzy i mediów, możliwość importowania i eksportowania danych z i do innych źródeł, kalendarz wydarzeń i zarządzanie zaproszeniami na branżowe wydarzenia, dawanie dziennikarzom możliwości rejestracji w biurze i zdobywania akredytacji, upublicznienie presskitu, czyli paczki plików z podstawowymi informacjami o firmie oraz jedynym słusznym do stosowania logotypem, a także wpływ na pozycjonowanie witryny internetowej przedsiębiorstwa.


Co daje wirtualne biuro prasowe? - czyli słów kilka o zaletach

Tak funkcjonalne narzędzie, jakim jest wirtualne biuro, wiąże się z niemalże samymi pozytywnymi kwestiami, jakimi może zaowocować jego posiadanie przez firmę. Do największych zalet tego rozwiązania zalicza się przede wszystkim:

  • oszczędność czasu i pieniędzy, które mogłyby zostać przeznaczone na finansowanie stanowiska specjalisty od PR-u,
  • usystematyzowanie i poprawa jakości komunikacji firmy z dziennikarzami,
  • dostępność on-line wszystkich upublicznionych materiałów prasowych,
  • możliwość grupowania informacji, na przykład pod względem marek lub podejmowanych tematów,
  • sprawniejszą organizację wydarzeń i spotkań z dziennikarzami,
  • znaczne skrócenie ścieżki decyzyjnej i komunikacyjnej, dzięki czemu dziennikarz nie potrzebuje kontaktować się bezpośrednio z firmą, by uzyskać rzetelne informacje,
  • integrowanie wszystkich kanałów, w jakich firma się pojawia - od RSS-ów, poprzez bloga firmowego, aż po media społecznościowe, w których kreuje się wizerunek danej marki,
  • zwiększenie widoczności informacji o firmie w wyszukiwarkach internetowych,
  • intuicyjna i szybka obsługa, nawet w przypadku wystąpienia sytuacji kryzysowej,
  • tworzenie łatwych w dostępie bibliotek z multimediami, zdjęciami i informacjami prasowymi,
  • budowanie lojalności dziennikarzy dzięki zwiększeniu ich uprawnień w biurze i dawaniu akredytacji,
  • możliwość udostępniania materiałów w czasie rzeczywistym, a więc wszelkiego rodzaju transmisji on-line itp.,
  • przedstawienie jedynej i poprawnej wersji logotypu, co wpływa na spójność marki w sieci,
  • pełna responsywność na urządzeniach mobilnych, co jest szczególnie istotne dla pozostających w ciągłym biegu dziennikarzy,
  • brak konieczności tworzenia własnego zaplecza informatycznego i całej infrastruktury oraz oprogramowania, a co za tym idzie, ograniczenie ryzyka inwestycyjnego,
  • stałe wdrażanie aktualizacji przez dostawcę biura, opartych na bieżących trendach w komunikacji i PR-ze,
  • stała kontrola nad komunikatami prasowymi,
  • kreowanie sylwetek ekspertów wśród pracowników firmy i zachęcanie dziennikarzy do kontaktowania się z nimi w przypadku potrzeby uzyskania profesjonalnych opinii i komentarzy branżowych,
  • błyskawiczne wdrożenie biura w firmie,
  • ciągły dostęp do kwestii analitycznych, związanych z raportami i statystykami, co pozwala monitorować podejmowane działania.
     

Jedno biuro, a tak wiele możliwości!

Wirtualne biuro prasowe nie jest rozwiązaniem kierowanym wyłącznie do korporacji i największych firm. Z tego narzędzia powinny korzystać również małe i średnie przedsiębiorstwa, bo to głównie nimi interesują się lokalne redakcje. Pozwala przede wszystkim usystematyzować i zaprowadzić porządek w kontaktach z dziennikarzami, zwiększyć sprawność medialną, chociażby poprzez uniknięcie stałej obsługi zapytań kierowanych przez media do firmy, zoptymalizować procesy komunikacyjne, a także dać zainteresowanym podmiotom łatwy dostęp do wiarygodnych materiałów dotyczących firmy. Wirtualne biuro prasowe to również oszczędność czasu i pieniędzy, przy jednoczesnej możliwości uzyskania niewyobrażalnych efektów. Warto głębiej zainteresować się tym tematem i wdrożyć go we własnej firmie.

 

  • Autor: Żaneta Głuchowska

    Z wykształcenia specjalistka ds. komunikacji wizerunkowej i brandingowiec. Zawodowo i z powołania – marketingowiec i copywriter.

Wasze komentarze (5)
Redakcja WhitePress zastrzega sobie prawo usuwania komentarzy obraźliwych dla innych osób, zawierających słowa wulgarne lub nie odnoszących się merytorycznie do tematu obiektu.
Administratorem danych osobowych jest WhitePress sp. z o.o. z siedzibą w Bielsku-Białej, ul. Legionów 26/28, Państwa dane osobowe przetwarzane są w celu marketingowym WhitePress sp. z o.o. oraz podmiotów zainteresowanych marketingiem własnych towarów lub usług. Cel marketingowy partnerów handlowych WhitePress sp. z o.o. obejmuje m.in. informacje handlową o konferencjach i szkoleniach związanych z treściami publikowanymi w zakładce Baza Wiedzy.

Podstawą prawną przetwarzania Państwa danych osobowych jest prawnie uzasadniony cel realizowany przez Administratora oraz jego partnerów (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Użytkownikom przysługują następujące prawa: prawo żądania dostępu do swoich danych, prawo do ich sprostowania, prawo do usunięcia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania oraz prawo do przenoszenia danych. Więcej informacji na temat przetwarzania Państwa danych osobowych, w tym przysługujących Państwu uprawnień, znajdziecie Państwo w naszej Polityce prywatności.
Czytaj całość
  • Mateusz767K

    Ja się cieszę, że coraz więcej powstaje takich biur. Niech ludzie korzystają:) cubecentre.com

    2017-08-03, 17:28
  • Seba

    Jak biuro wirtualne to tylko www.biurowirtualne.szczecin.pl
    Wpadnij i sam zobacz co i jak! biurowirtualne.szczecin.pl

    2016-09-27, 14:36
  • Arek

    A ja polecam Wirtualne Biuro Szczecin. emoticon
    Małe, ale fajne i nie trzeba biegać po pietrach.
    Wejście do biura od ulicy, brak strefy płatnego parkowania, blisko centrum.
    Immab.pl e-biurowirtualne.pl

    2016-04-27, 12:56
  • magdalen_p

    to raczej outsourcingowy PR. są firmy, które chcą mieć PR-owca u siebie na miejscu.

    2015-07-30, 15:59
  • Damian

    "Tak funkcjonalne narzędzie, jakim jest wirtualne biuro, wiąże się z niemalże samymi pozytywnymi kwestiami, jakimi może zaowocować jego posiadanie przez firmę." Ktoś to czytał przed publikacją? :D

    2015-07-22, 12:36
Administratorem danych osobowych jest WhitePress sp. z o.o. z siedzibą w Bielsku-Białej, ul. Legionów 26/28, Państwa dane osobowe przetwarzane są w celu marketingowym WhitePress sp. z o.o. oraz podmiotów zainteresowanych marketingiem własnych towarów lub usług. Cel marketingowy partnerów handlowych WhitePress sp. z o.o. obejmuje m.in. informacje handlową o konferencjach i szkoleniach związanych z treściami publikowanymi w zakładce Baza Wiedzy.

Podstawą prawną przetwarzania Państwa danych osobowych jest prawnie uzasadniony cel realizowany przez Administratora oraz jego partnerów (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Użytkownikom przysługują następujące prawa: prawo żądania dostępu do swoich danych, prawo do ich sprostowania, prawo do usunięcia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania oraz prawo do przenoszenia danych. Więcej informacji na temat przetwarzania Państwa danych osobowych, w tym przysługujących Państwu uprawnień, znajdziecie Państwo w naszej Polityce prywatności.
Czytaj całość
Polecane artykuły
Event marketing - skuteczne dotarcie do odbiorcy

Nasycenie rynku w branży eventowej z każdym rokiem jest coraz większe. W działaniach związanych z PR organizacja wydarzeń tematycznych jest jedną z sprawdzonych praktyk, po która sięgają specjaliści od komunikacji. Eventy stają się coraz bardziej profesjonalne, a ich ilość rośnie. Czy event marketing dąży do przesycenia rynku, a działania z nim związane stają się nieefektywne?

Jak profesjonalnie stworzyć dobry artykuł sponsorowany?

Duże zasięgi i rzesza czytelników to domena najlepszych blogerów. Dzięki naturalności swoich wpisów są oni wiarygodni dla swoich czytelników, dzięki czemu można powiedzieć, że utożsamiają się z Nimi. Spora część blogerów niestety bardzo negatywnie podchodzi o kwestii publikacji materiałów zewnętrznych/sponsorowanych. Jak przekonać ich do tego, aby jednak to zrobili? O tym, jak pisać, tworzyć fajne artykuły sponsorowane dowiecie się z tego artykułu.